Валерия Решетняк, PR-директор АРСИЭНТЕК, делится с читателями ProNews`blog практикой построения распределенной команды с помощью сервиса SOCOCO.

Деятельность компании началась с работы в качестве ИТ-структуры компании ЛУКОЙЛ. В 2013 году ЛУКОЙЛ принял решение вывести ИТ-службу за штат. Так появился АРСИЭНТЕК. Появился сразу в 80 городах страны и, как отколовшийся от материка айсберг, пустился в плаванье в океан открытого рынка, конкуренции и борьбы за существование.

Когда ты имеешь дело с классическим стартапом — в некотором смысле всё проще, компания растёт последовательно, покоряя вершину за вершиной. У нас же уже к началу возникновения была задана высокая планка масштаба и качества работы. В компании работали и работают статусные профессионалы, которым совершенно не улыбалось оказаться вдруг в стартапе. В общем, начинать с нуля было психологически непросто. Но мы не растерялись. Как известно, как вы яхту назовёте… Строить бизнес начали с названия. RCNTEC расшифровывается как Resilient Сloud and Network Technologies, то есть «отказоустойчивые облачные и сетевые технологии». Компания стала «отказоустойчивой» и приняла этот вызов — не снижая планки качества работы и масштабности проектов, начать жить по законам рынка, предложить клиентам линейку актуальных продуктов и строить успешный бизнес.

За несколько месяцев была сформирована команда из более чем 1 000 человек, базирующихся в 80 городах. Это профессионалы своего дела — каждый в своей области. Но Ли Якокка, известный американский предприниматель, топ-менеджер, президент Ford Company в 1970−78 гг. как-то сказал: «Персонал предприятия живёт по законам футбола — ребята должны играть как единая команда, а не скопище ярких личностей». Это действительно так. И для успешного ведения бизнеса надо было сначала объединить все 80 представительств в единую команду, сплочённую и в то же время мобильную.

Стали искать решение, изучая информацию в процессе разработки одного из своих продуктов, случайно натолкнулись на виртуальные офисы SOCOCO.

Суть сервиса в том, что на экране компьютера изображён интерактивный план офиса — с кабинетами, переговорными и даже кафе. Такая визуализация позволяет видеть всю компанию и сотрудников одновременно, что сводит на нет ощущение «оторванности» подразделений из различных городов, а также позволяет удалённым работникам полноценно чувствовать себя в команде.

Сотрудники представлены на плане в виде анимированных разноцветных аватаров. В один клик можно зайти в комнату к коллеге и обсудить рабочие вопросы.

Идея понравилась, решили попробовать и, через несколько недель взаимодействия в SOCOCO, поняли, что обратного пути уже нет.

До того в компании применялись разные решения типа Skype, Lync, TeamViewer, JoinMe, но все эти инструменты требовали предварительной подготовки для начала совместной работы, явного координатора встречи и не давали ни полноценного ощущения присутствия, ни понимания кто с кем взаимодействует.

Вот 10 функций виртуального офиса SOCOCO, которые нас покорили :

1. Визуализация. На экране компьютера настоящий офис — с комнатами, коридорами, переговорными. Это создаёт 100% эффект присутствия в команде и сводит на нет ощущение оторванности от коллектива, присущее удалённому работнику.

2. Получение сразу нескольких офисов. Можно создать несколько спейсов: один — для сотрудников компании, другой — для гостей и партнёров, третий — для кандидатов на работу и т. д. Таким образом, во внутреннем виртуальном офисе нет посторонних.

3. Функция показа коллегам экрана собственного компьютера с запущенными на нём приложениями. Команда забыла про режим правок и бесконечную пересылку файлов туда-сюда. Создав любой документ, показываем его коллеге, тут же обсуждаем голосом, совместно редактируем и приходим к финальному решению. Причём, SOCOCO позволяет работать сразу с несколькими документами на нескольких экранах!

4. Приватность. Можно просто-напросто закрыть дверь в свою комнату — и никого больше не пускать!

5. Деликатный стук в дверь коллеге. Постучав, можно аккуратно поинтересоваться, готов ли он (или они — если в комнате несколько человек) сейчас пообщаться.

6. Анимация аватаров. Исключена возможность забыть выключить микрофон и что-то ляпнуть невовремя. Аватар с глазками? Значит, вы смотрите на демонстрируемый экран! Аватар с наушниками? Значит, вы услышите все, о чем говорят в комнате! Видите микрофон? Значит, вас слышат, говорите только по делу! Если один из аватаров мигает, значит, говорит именно он.

7. Мгновенный сбор совещаний. Не нужно назначать координатора встречи, набирать номера, вводить пароли — все и так видят друг друга и понимают, кто чем занят. Два клика — и ситуационный центр для мгновенного решения возникшей проблемы работает на все 100%.

8. Декорирование и оформление офиса. Приятная фишечка — можно расположить офис на берегу моря и окружить его пальмами. Мы сделали именно так, но, на самом деле, оформить свое рабочее пространство можно как угодно. Одна логистическая компания нарисовала свои комнаты в виде грузовичков.

9. Круглосуточная служба поддержки. SOCOCO позволил нам легко организовать службу поддержи, в которую можно обратиться с вопросом о работе сервиса, а также получить консультацию и помощь в решении любых других проблем с компьютером.

10. То, что особенно понравилось нашему директору. Возможность наблюдать, как другие работают на Вас. Как известно, человек может вечно смотреть на три вещи: как горит огонь, как льётся вода и как работают на него другие люди. Только виртуальные офисы SOCOCO лучше всех в мире позволяют в полной мере насладиться третьим пунктом.

Внедрение сервиса в деятельность компании заняло всего порядка двух месяцев — это не срок для ИТ-решения, абсолютно незнакомого такому крупному коллективу ранее. Мы смогли увидеть друг друга в одном офисе — всех сотрудников из разных городов.

На сегодняшний день без виртуального офиса не обходится ни одна область нашей деятельности — как у других — без обычного офиса.

С помощью SOCOCO мы обучаем сотрудников из разных городов иностранным языкам, программированию, разрабатываем новые ИТ-решения, взаимодействуя в режиме парного программирования.

Возможности демонстрации нескольких экранов одновременно, нахождения в режиме постоянной видео-, аудио- и текстовой связи 24 часа в сутки, подключения к команде в один клик — всё это позволило нам организовать круглосуточный распределённый ситуационный центр для оперативного совместного решения проблем любой сложности. Можно даже не пытаться сравнивать стоимость реализации такого ситуационного центра с его созданием традиционным путём.

SOCOCO значительно ускоряет процесс принятия решений по вопросам выбора и поставки оборудования клиентам.

В SOCOCO наши инженеры из 5 разных регионов работают над флагманским проектом АРСИЭНТЕК — развитием горизонтально масштабируемой отказоустойчивой системы хранения данных Resilient Cloud Storage.

Компания продолжает расти и развиваться — с помощью SOCOCO мы проводим более 80% собеседований. Как правило, чтобы понять, берём мы кандидата на работу или нет, хватает одной встречи, так как присоединиться к собеседованию любой руководитель или топ-менеджер может в один клик.

SOCOCO позволил сократить время согласований документов в разы. Начали с выработки стратегии. Несколько мозговых штурмов в SOCOCO — и мы сформировали ТОП-10 продуктов, которые вывели на открытый рынок. Какие решения в него вошли? Есть мнение, что лучшее, что создаётся и реализовывается в мире, делается в первую очередь для себя. Так и в нашем случае, пользуясь для существенного ускорения и повышения эффективности своей собственной деятельности нашими же решениями, мы стали предлагать их клиентам, помогая решать самые разнообразные задачи.

Вот некоторые из них: уже упомянутая система хранения данных Resilient Cloud Storage, контакт-центр Resilient Contact Center, первый в Росии публичный сервис двухфакторной аутентификации AUTH.AS. и др. Мы получили лицензии ФСТЭК на производство и разработку ИТ-решений в области безопасности данных.

АРСИЭНТЕК является официальным партнёром SOCOCO в России и Европе. Нами организована своя собственная служба поддержки для русскоязычных клиентов SOCOCO.

Последние несколько месяцев мы видим, что популярность виртуальных офисов SOCOCO стала расти стремительными темпами. Уже более 400 компаний открыли для себя этот сервис. Отчасти это потому, что удалённая работа в принципе сейчас находится в тренде — по последним исследованиям, уже более 80% руководителей признают этот способ организации рабочего процесса эффективным и экономически оправданным.

Привыкание к новому режиму работы в виртуальном офисе SOCOCO привело нас к осмыслению, что нам всё равно, где находятся наши люди, и мы полностью исключили местоположение из критериев поиска новых талантов в свою команду. Таким образом, мы сформировали творческую доброжелательную среду для роста бизнеса.

Мы верим в нашу модель бизнеса. Модель, в которой не существует географических границ и расстояний, бюрократических барьеров и бумажной волокиты, а есть только задачи, пути их решения и результат. Если такая модель Вам подходит — можете воспользоваться нашим опытом и внедрить в свою компанию виртуальные офисы SOCOCO.