Уже пять лет я работаю с фрилансерами: три года как организатор бизнес-мероприятий и корпоративных ивентов, два года как смм-специалист. Обычно я одновременно являюсь и заказчиком, и наемным работником. Ко мне приходят с конкретной задачей, а я ищу и организовываю людей, которые могут ее решить. За все это время я столкнулась с бесчисленным объемом трудностей, которые, по-хорошему, можно было предвидеть заранее и решить на бумаге мирным путем. Этот опыт я собрала в один текст, чтобы помочь начинающим предпринимателям избежать ошибок.

Этап договоренности. Что нужно обсудить до начала работы, чтобы обе стороны остались довольны результатом.

Бывает, что на согласование проекта уходят месяцы, это выматывает и заказчика, и исполнителя, а в итоге работа может не состояться. Чтобы не тратить свое и чужое время, рекомендую изначально определиться, кому и зачем нужна эта работа.

  • В наше время очень легко проверить любого человека: загуглите, почитайте его социальные сети, расспросите общих друзей. Ошибочно полагать, что для продуктивного сотрудничества важно только резюме фрилансера. Однажды мы поручили срочный заказ дизайнеру, которого нашли на бирже. В проекте случилась заминка по оплате, но вместо конструктивного диалога дизайнер устроил скандал и написал гневный пост на личной странице. Позже, когда мы перечитывали его Фейсбук, нашли много негативных постов и сплетен о знаменитостях, его коллегах и окружении. Хорошо, что дизайнер гневался только на нас, а не на компанию клиента, — это было бы катастрофой. Конфликт мы замяли, но теперь проверяем всех сотрудников даже на одноразовые проекты.

Комментирует Анна Логиновская, эксперт по диджитал-коммуникациям:

«Если говорить про услуги из сфер SMM и PR, когда вы на подрядчика перекладываете ответственность за свою репутацию, за имя вашего бренда, — в этих случаях никогда не надо начинать работать с человеком или компанией, которые чем-то вас смущают, которым вы не доверяете уже на первой встрече. Не надо работать только потому, что это дешевле, чем у других. В конце концов вы рискуете гораздо большими деньгами.»

  • Со стороны заказчика важно четко сформулировать задачу для фрилансера. «А предложите мне что-нибудь,» — это не задача. Если вы не понимаете, что вам нужно и для чего, у вас все шансы переплатить за ненужную для бизнеса работу. При этом грамотный специалист прояснит все технические моменты понятным языком и подберет альтернативное решение, если идея заказчика окажется не очень выигрышной.

Комментирует дизайнер-фрилансер Женя Тен.

«Периодически я сталкиваюсь с клиентами, которые отказываются формулировать ТЗ (техническое задание). Заказчик изо всех сил выворачивается, чтобы его не делать, объясняя это „аллергией на тз“, „вы дизайнер умный и так все понимаете“ и прочими отмазками. На самом деле это означает только одно: в голове заказчика нет четкого образа желаемого, то есть он просто не знает, что именно ему нужно. Для дизайнера это всегда оказывается так: „Я вынесу вам весь мозг, пока согласую макет“, „Мы будем играть со шрифтами до потери пульса“, и все равно „Что бы вы ни сделали — я уйду недовольный вами и еще всем расскажу, какой вы криворукий, потому что клиент всегда прав!“ От ТЗ зависит вид проекта, поэтому сразу стараюсь объяснить сразу: нет четкого ТЗ — нет проекта.»

  • Также необходимо обозначить бюджет и сроки. Обычно заказчику нужно подешевле и на вчера, вопрос в том, что нужно получить на выходе. Я не раз выступала на стороне заказчика, и у меня всегда был определенный финансовый порог, который я не могла перейти. Торговаться и узнавать о скидках естественно, просто не нужно требовать от дизайнера акварельный логотип в сложной технике за 2 000 рублей. Совсем плохо, когда заказчик начинает обижаться и обвиняет подрядчика в высоких ценах. Если цена для вас неподъемная, значит ищите другого исполнителя, а не унижайте этого.
  • После нужно рассказать о подводных камнях. Если вы знаете об обстоятельствах, которые могут повлиять на согласование проекта и соблюдение сроков, расскажите об этом фрилансеру. Допустим, кто-то из руководства возвращается из отпуска как-раз накануне сдачи проекта. Или ваш директор очень импульсивный человек, а по утрам в среду он ходит на массаж и расслабляется, поэтому послеобеденное время идеально для согласования правок.
  • Также обсудите, кто принимает и утверждает проект. Для фрилансера будет неприятным сюрпризом, если он месяц общался с менеджером Еленой, а принимает работу гендир Федор Иванович.

Комментирует редактор Нэлли Кам.

«Однажды я работала как фрилансер над макетом нового веб-сайта для компании. Проект вел менеджер, который меня уверил, что он единственный, кто принимает все решения по этому проекту. Через два месяца отличной работы он пропал, а когда вернулся, то оказалось, что директор фирмы отменил этот проект и нанял другого дизайнера.»

  • В конце определитесь с формой оплаты, кто платит комиссию и какими частями будут переводить деньги. Если это не сделать до подписания договора, в будущем начнутся проблемы. Несколько раз я по неопытности попадала на комиссии в 15−20%.

А также:

— Если вам нужно отправлять продукцию для съемок в другую страну, поинтересуйтесь таможенными правилами и стоимостью доставки заранее.

— Договоритесь на бумаге, что входит в стоимость проекта. Может оказаться, что вы заплатили только за услуги специалиста, а бюджет на софты или рекламу — это само собой разумеется. Или для съёмок нужен реквизит, который фотограф не учел в первичной смете.

— Когда будет ясность по всем пунктам выше, подписывайте договор. Не начинайте работать без договора, даже если горят сроки, подрядчик — ваш старый друг и это не первый проект вместе. Если не прописать все обязанности на бумаге, друг быстро может стать бывшим.

«Даже если команда — ваши лучшие друзья или родственники, все равно подписывайте с фотографом договор об авторском праве, а с моделью — разрешение на использование её изображения. Подстелите соломку везде, где можно». Цитата взята на канале Fashion as business, который ведет Александра Макшанова, совладелец бренда 26\11.

ВАЖНО! Если вы видите, что переговоры затягиваются, прекращайте. Когда согласование простейших задач растягиваются до неопределенных сроков, а стороны переговоров периодически пропадают, значит задача не так уж и важна. Даже если вы подпишете договор, в будущем будет долго, нудно и плохо для нервной системы.

История из жизни

MKDigitalArt / Pixabay

В какой-то момент мне захотелось поработать с молодым и креативным брендом. Видимо, это стремление ударило в голову, и я не заметила, что проект с очень скромным гонораром мы согласовывали несколько месяцев. С одной стороны, меня как подрядчика это не напрягало, но в какой-то момент я поняла, что суммарно мы общались по скайпу около 6 часов, у нас сотня сообщений в мессенджере, и я подготовила 5 объемных документов с предложениями, разъяснениями и договор. Даже если бы мы подписали контракт, я изначально была бы в минусе. Тот проект так и не состоялся, но я стала больше ценить свое время.

Старт работы. Решаем, где вести общение по проекту. Как сделать так, чтобы не затеряться в бесконечных переписках. История из жизни

Вначале кажется, что самое сложное — это договориться о цене и объеме работы. В итоге оказывается, что общение по проекту — это такой же важный этап, как и согласование. Если стороны не могут свободно коммуницировать, проект уходит в стол или затягивается на неопределенное время. Несколько подсказок, которые сделают бизнес-общение проще и доступнее:

— Пользуйтесь Гугл-докс для передачи папок и файлов. Нет ничего хуже, чем документы, которые надо сохранять на компьютер, открывать, ругаться из-за того, что формат не тот, писать гневное письмо отправителю и так по кругу. Если это ZIP-архив, а у получателя не Макбук и пошаливает интернет, скачивание превратится во многочасовой ад. А гугл-документы вы можете отправлять одной ссылкой кому угодно, при этом контролировать уровень доступа: просмотр, комментирование или редактура. Собирайте целые папки по проекту, а заказчик может оставлять комментарии хоть к каждому слову.

— Если идей много и непонятно, как их оформить в таблицу или текстовый файл, воспользуйтесь сервисом диаграмм Coggle. Теперь не придется рисовать на бумаге или строить диаграмму в Фотошопе.

— Договоритесь вести переписку в одном мессенджере. Мне нравится Телеграм. Он не сжимает файлы, позволяет записывать длинные голосовые сообщения и загружать ваши фирменные смайлы.

— Если у вас масштабный проект, купите CRM-систему. У меня нет личных предпочтений, но команда пользуется Asana.

— Прекратите писать то, что можно надиктовать голосом. Если вы обсуждаете вопрос в общем чате и у вас нет возможности устроить конференцию, естественно предложить общение с помощью голосовых сообщений. В таком режиме на согласование уйдет в 3−4 раза меньше времени, чем текстом. Но убедитесь, что всем участникам комфортно общаться в таком формате.

— Отправляйте пароли, номера телефонов и электронные адреса отдельными сообщениями. Это правило хорошего тона — так вашему собеседнику будет проще скопировать информацию в мобильном приложении.

— По каждому новому проекту создавайте отдельную ветку писем с узнаваемым заголовком. Иначе в вашем почтовом ящике начнется хаос, и вы быстро пропустите важную информацию.

История из жизни

Путаница с почтовой перепиской однажды стоила мне крупного клиента. У него постоянно возникали новые идеи, которые он в порыве вдохновения писал во все социальные сети, а потом забывал, куда и что он отправлял. У нас на троих было больше 10 переписок и чатов в почте, Фейсбуке, Вотсапе, Аймесседже и Скайпе. В какой-то момент мы перестали контролировать ситуацию и упустили то, что на самом деле было важно клиенту. Если бы мы изначально выбрали один канал для общения и структурировали входящую информацию, мы бы не расстались.

Процесс работы. Как вносить правки в работу подрядчика. Что делать, если все плохо и надо менять фрилансера.

Когда вы обо всем договорились, урегулировали денежные расчеты и выбрали, где вести проект, начинается самое интересное. Возможно два типичных сценария:

Идеальный. Подрядчик отлично работает, заказчик своевременно вносит правки, показатели растут, все счастливы.

Реальный. Подрядчик тормозит, или субподрядчик тормозит, или пошел дождь в день важной съемки у моря, или еще что-нибудь случилось. Как показывает практика, форс-мажоры случаются в самой дальновидной схеме, и в этом нет ничего страшного. Важно научиться правильно реагировать на неприятные ситуации и не переходить на личности.

Я придерживаюсь теории о том, что успешный проект возможен только в команде, где люди уважают друг друга, а не выпячивают статусы.

«Я дизайнер, и я так вижу» не работает в реальной жизни, если дизайнер, кроме этой фразы, ничего не может сказать по сути. При этом заказчику лучше забыть об уроках в художественной школе 20 лет назад. Когда все участники признают крутость друг друга и готовы обсуждать косяки рационально, считайте, что проект на 50% готов. Поэтому:

— Если что-то пошло не так, бейте тревогу! Не важно, кто молчит, заказчик или подрядчик, — это одинаково плохо сказывается на конечном результате.

— Запомните, что вы коллеги, а не друзья. Вы не должны бояться кого-то обидеть, смягчать обстоятельства или проявлять излишнюю терпимость к косякам. Если заказчик требует сверх вашего договора, не молчите. Если фрилансер затягивает со сдачей работы, доставайте его по всем каналам связи.

— Не переходите на личности. Коллега может накосячить, это да, но от этого он сам не становится хуже. Не оскорбляйте человека, не выставляйте его дураком и не насмехайтесь.

— Если проект стоит на месте, а фрилансер откровенно не справляется со своими обязанностями, честно поговорите и предложите варианты решения проблемы. Возможно, подрядчик переоценил свои силы и будет только рад снять дополнительную ношу, а может быть, дело в том, что вы не ясно обозначили задачу. Вариантов может быть масса, но если для качественного выполнения работы нужно кого-то уволить, увольняйте без сожаления, но с максимальным уважением к человеку. Нельзя ставить человека перед фактом увольнения без предварительной беседы. Также нельзя увольнять подрядчика без честной денежной компенсации.

Чтобы прокачать навык переговорщика и научиться правильно вести деловые разговоры, советую почитать советы Ильи Синельникова.

История из жизни

Однажды мы заполучили в команду очень крутого дизайнера. Я была так рада, что старалась не замечать очевидный косяк: дизайнер очень расстраивался, когда клиентам не нравился макет и затягивал работу над правками. Чтобы этого избежать, я старалась уговорить клиентов на существующие макеты. Себя я оправдывала тем, что дизайнер очень опытный и знает, что лучше для клиента. В результате мы выпустили несколько нечитаемых логотипов, которые даже не решились добавлять в портфолио.

Сдача проекта. Как правильно закрывать проект, чтобы не переделывать много раз и не возвращаться к проекту спустя месяцы. История из жизни

Иногда бывает, что сдать проект не намного проще, чем его запустить. В последний момент вносятся несогласованные ранее правки, появляются новые обстоятельства и кто-то очень важный выходит из декрета. Чтобы не переделывать до бесконечности, воспользуйтесь чек-листом:

  • Договоритесь о несдвигаемом дедлайне. Вы должны понимать, что после сдачи работы фрилансер уйдет на другой проект, а заказчик уедет в отпуск, поэтому важно соблюдать сроки.
  • Зафиксируйте объемы работы, kpi и конечный результат. В итоге фрилансер должен сдать именно такую работу, а не Х*2, потому что «У него так хорошо все пошло, и вы рассчитывали на большее».
  • Изначально договоритесь, в каком виде и формате будут переданы готовые файлы. Самый распространенный пример с дизайнерами и фотографами. В первом случае заказчик получает векторные файлы и вдруг оказывается, что он хотел всю полиграфию нарисовать самостоятельно в Фотошопе, а что такое вектор не знает и требует «нормальный» файл. Во втором случае заказчики получают фото Х формата, а оказывается, что для сайта им нужен формат ХХ и вертикальные, а не горизонтальные.
  • Если конечный продукт — файл или документ, фрилансер должен предупредить, когда он удаляет исходники и готовые файлы. В таком случае заказчик не обратится через месяц с запросом продублировать «вон ту фоточку».
  • Все файлы и документы должны быть переданы после конечной оплаты. Это ненормальная ситуация, когда работа сделана, а оплата не произведена, но заказчик очень просит отправить именно сейчас.

История из жизни

Был у меня клиент, который много раз заказывал полиграфию и фотосъемки. При получении файлов постоянно возникали проблемы: формат не тот, архив у клиента не открывается, еще какие-то технические проблемы. Через месяц-два он мог заново попросить переслать фотографии или подретушировать что-то. И мы всем штатом злились и ругали проблемного клиента, а нам всего лишь надо было обсудить, в каком расширении клиент хочет получать файлы и как долго мы храним исходники. Почему-то это простейшее решение нам тогда не пришло в голову, и мы полгода мучались и собирали файлы по корзинам, чтобы угодить клиенту.

Советы экспертов

Анна Логиновская, эксперт по диджитал-коммуникациям.

«В первую очередь заказчику и подрядчику нужно договориться о ключевых вещах:

— задачах,

— объеме работ и степени вовлеченности в процесс обеих сторон,

— сроках,

— обязательствах обеих сторон,

— отчетности.»

Эти простые вопросы значительно облегчат жизнь всем действующим лицам на протяжении проекта.

Например, однажды меня привлекли для продвижения сообщества в Facebook. Мы сразу договорились о том, что я беру на себя задачу в полном объеме, включая стратегию, контроль и т. д. Заказчик обещал не вмешиваться и не дергать по пустякам. Так оно и было несколько месяцев. Мы успешно раскачали проект и добились очень высоких охватов, в чём и состояла задача.

Но однажды от заказчика пришло письмо, в котором он представлял мне нового руководителя направления PR. И дальше началась свистопляска. Новый руководитель начал диктовать, как писать и размещать посты, как настраивать рекламу, как продвигать проект. Из этих комментариев мне и моей команде было очевидно, что человек абсолютно не компетентен в сфере SMM. О чем я, конечно же, сразу сообщила в переписке с копией на руководителя компании и предложила придерживаться первичных договоренностей, а именно — максимально автономной работы моей команды. Следующие дни превратились в какой-то балаган, потому что новый пиар-директор решила показать, кто в доме хозяин, и начала разбрасываться угрозами разрыва контракта. В такой ситуации я даже не воспринимала это как угрозы, а скорее наоборот.

В итоге все закончилось как раз её увольнением, а мы продолжили работу над проектом. Мораль такая: договаривайтесь на берегу и всегда соблюдайте эти договоренности.

Anastasia Derbasova, копирайтер, автор блога http://goodbyeoffice.ru.

«Ко мне приходят разные заказчики, но я всегда стараюсь переносить коммуникацию в почту или мессенджер. Да, обсудить проект по-быстрому удобнее в скайпе. Но фиксировать все лучше в почте. Это позволит всем участникам процесса зафиксировать договоренности. И в любой момент можно освежить в памяти исходную формулировку задачи. В этом случае также спасает подробное ТЗ или хороший бриф.

Стараюсь избегать ситуаций, когда ко мне приходят без ТЗ и четкого понимания задачи, зато с формулировкой „Нам нужен крутой текст или клевый блог компании“. Потому что мое представление о крутом тексте и клевом блоге и представление заказчика могут быть диаметрально противоположными. Поэтому такие штуки лучше узнавать заранее путем наводящих вопросов или заполнения брифа.

Также стараюсь не брать клиентов, которые принимают окончательное решение в коллективе. Однажды я столкнулась с ситуацией, когда написала текст, сдала одному человеку, а по факту решение принимали впятером. С тех пор сделала выводы.

Еще не советую работать через посредников, потому что ваша коммуникация рискует превратиться в испорченный телефон. Возможно поэтому я почти не работаю с крупными компаниями, а в основном с небольшими бизнесами, где общаюсь напрямую с собственником. Мы быстро решаем все вопросы, и я получаю информацию из первых рук, а не вольный пересказ.»

Наташа Ганецкая, редактор.

«Договоренности:

  1. Утрясти все сроки сдачи-приемки работ. Заказчик должен почувствовать, что он ответственен за результат. Он должен вовремя согласовывать и давать обратную связь. Без этого заказчику некогда, а проект растяяяяяяяягивается.
  2. Установить срок запуска. Если срока нет, то, опять же, проект растяяяяягивается. Сами собой образуются сотни согласований, переносов звонков и прочего.
  3. Согласовать, какие у нас есть ресурсы. Например, есть ли дизайнер и верстальщик или их надо искать. Если надо искать, то кто этим занимается — я или клиент.
  4. Обозначить мою зону ответственности. Например, я начинала как редактор: проектировала страничку, писала текст и надзирала над дизайнером. А потом на меня стала наваливаться еще работа: надзирать над верстальщиком и разработчиками, придумать, какую рекламу и где запускать. Спасло то, что у нас была почасовка, поэтому не пришлось 100 500 раз передоговариваться о цене.
  5. Писать подробное понимание задачи и опираться на него при согласовании. Помогает вникнуть в проект и понять, как он будет выглядеть.
  6. Пусть клиент даст мне доступы ко всем нужным людям в компании. Если мне понадобятся аналитики, пусть даст мне контакты всех аналитиков и объяснит им, что со мной надо сотрудничать.
  7. Если я работаю с кем-то из его компании, то надо решить, за кем последнее слово: за мной или за этим человеком. Тут один емейл-маркетолог возомнил себя богом и решил править мои письма. Я сначала пыталась объяснить маркетологу напрямую, что не он утверждает мои материалы. А потом просто нажаловалась клиенту, что он оплачивает непродуктивное время. Лучше бы сразу обозначили статус-кво.
  8. Было бы круто, если бы все под тобой понимали порядок работы. Например, чья задача — тот и шевелится. Очень часто кидаешь задачу, а потом надо по сто раз переспросить, где она. Бесит. Хочется, чтобы исполнитель сам приносил тебе эту задачу. Поэтому перед началом работы я стараюсь созвониться с исполнителем и пояснить, что я от него жду.

Старт работы

  1. Клиентам посылаю материалы в гугл-документах с доступом на комментирование. Удобно, сохраняется история изменений.
  2. Макеты дизайнеры заливают в Инвижн. Там удобно оставлять комментарии.
  3. Работала в Бейскемпе, Трелло и Асане. Это удобно, если есть регламент „как работать“, который все соблюдают. Если никто не соблюдает, то получается хаос.
  4. С клиентами и подрядчиками общаюсь в Телеграме и Скайпе. Почтой почти не пользуемся, как-то нет нужды.
  5. Согласовывать стараюсь голосом по Скайпу. Это позволяет быстро снимать замечания и прояснять любые непонятки.

Правки в работу подрядчика

  1. Если всё плохо, то дрючить текущего подрядчика и параллельно искать нового. Мы так меняли верстальщика на полпути. Но там повезло: он был из компании, с которой сотрудничаем, поэтому нам просто выдали нового. Пока я заставляла верстальщика переделывать, нам выделили нового.

Про сдачу проекта мне особо нечего сказать. Мавр сделал свое дело, мавр может уходить. Я сдаю работу в том виде, в котором прописано в понимании задачи. Если все утвердили и все довольны, я всё отдаю, а мне переводят деньги.»